Een aanmaning sturen, het hoe en waarom

Achterstallige betaling

Als eigenaar van een bedrijf heb je het druk, eigenlijk veel te druk om alle administratie goed bij te houden. Daarom is het heel fijn als iemand dat voor je kan doen. Maar met achterstallige betalingen van klanten heb je nog meer werk om handen dan je lief is.

Wanneer een klant niet op tijd betaald en ook geen reactie geeft op de betalingsherinnering dan is het tijd om een aanmaning te sturen. Hierin staat de laatste oproep beschreven met daarbij vermeld de gevolgen van het wederom niet betalen van de factuur.

Vaak bestaat de volgorde van de factuur versturen uit de volgende stappen:

  • eerste factuur versturen
  • herinnering versturen
  • aanmaning versturen

Geef in elk geval een basis van 14 dagen bij elke herinnering of aanmaning aan de klant om te reageren. Uiteindelijk kan bij geen reactie op de aanmaning een incassodienst worden ingeschakeld.

Aanmaning versturen

Een juiste manier van een aanmaning versturen is via de mail en dit niet via de post of telefonisch door te geven. In beide gevallen is er geen bewijs te leveren dat de klant de aanmaning heeft gehad. Via de mail is dit wel aan te tonen omdat te zien is dat deze verstuurd is.

Ook is het verstandig om in alle gevallen aan herinnering of aanmaning de procedure aan te geven wanneer niet betaald wordt en dat er uiteindelijk naar een incassodienst overgeschakeld kan worden. Het is zelfs verplicht om eerst een aanmaning te sturen voordat dit gebeurt. Hierbij moeten de volgende regels in opgenomen worden:

  • 14 dagen bedenktijd
  • incassokosten wat extra in rekening wordt gebracht
  • bij minder incassokosten dan wettelijk is toegestaan moet het wettelijk toegestane maximum vermeld worden (zie Wet Incassokosten)

Incassodienst inschakelen

Nu duidelijk is dat rekening niet betaald wordt op de eerder gemaakte verzoeken kan je overgaan tot het inschakelen van een incassodienst. Om uiteindelijk tot betaling over te gaan er nog heel wat stappen volgen naargelang de weigering om te betalen.

Incassoprocedure starten

Het incassobureau wat je inschakelt handelt nog tot zover zonder tussenkomst van de rechter. Alhoewel zij ook aan wetten en regels moeten voldoen voeren zij de volgende mogelijkheden tot betalen uit:

  • eerste berichtgeving tot betaling
  • sommering toesturen

Juridisch traject starten

Het juridisch traject zal pas aangevangen kunnen worden wanneer de incasso geen resultaat levert. Hierbij zal de klant opgeroepen worden bij de rechter te verschijnen om te beargumenteren waarom niet betaald is of hoeft te worden.

Mocht daarna nog steeds geen betaling plaatsvinden dan zal de rechter beslissen tot het overgaan naar beslaglegging of executie.